Klientadskillelse og drift under regnskabsfrister
Én klientmappe må ikke åbne resten af arkivet
Et bogholderkontor på Vestegnen kan arbejde med mange klienters løn- og regnskabsbilag samtidigt. Opret særskilte klientområder og del til navngivne modtagere. Gennemgå rettigheder ved nye opgaver, afslutninger og medarbejderskift.
Ændrede bankoplysninger skal bekræftes ad en anden kanal
En mail om et nyt kontonummer kan ligne en normal leverandørbesked. Aftal, at ændringer verificeres via en kendt kontaktkanal, og at betalinger ikke godkendes alene på baggrund af en mail. Mailbeskyttelse erstatter ikke denne kontrol.
Eksport, backup og afslutningsperioder
Kortlæg hvilke data der ligger hos regnskabsleverandøren, og hvilke der ligger i SharePoint eller på lokale PC’er. Kontrollér mulighederne for eksport og gendannelse. Planlæg opdateringer og adgangsændringer uden for aftalte års- og momsafslutninger.
Et bogholderkontor i Brøndby med klienter i Roskilde
Illustrativt eksempel · ikke en dokumenteret kundecase
Situationen
Klientbilag deles fra ét fælles område, og en medarbejder modtager en mail med nye bankoplysninger kort før en betalingsfrist. Regnskabsdata og lokale eksportfiler har forskellige backupforhold.
Mulig løsning
En mulig løsning er klientopdelte rettigheder, en fast kontrolprocedure for kontonumre og en oversigt over backupansvar hos kontoret og softwareleverandøren.
Sådan kontrolleres løsningen
Test adgang som en enkelt klient, gennemfør en prøve på betalingskontrollen og gendan en eksportfil uden at overskrive det aktive regnskab.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan deler vi bilag uden at blande klienternes adgang?
Opret et særskilt område pr. klient og del til identificerede modtagere. Kontrollér, at links ikke giver adgang til overliggende mapper eller andre klienter. Ved afslutning af samarbejdet gennemgås gæsteadgang og opbevaring.
Hvordan håndterer vi mails om ændrede bankoplysninger?
Bekræft ændringen via et kendt telefonnummer eller en anden aftalt kanal, ikke kontaktoplysningerne i den nye mail. Brug en intern godkendelsesprocedure. MFA og mailfiltre kan mindske risikoen, men kan ikke afgøre, om et kontonummer er korrekt.
Dækker Microsoft 365-backup også vores e-conomic-regnskaber?
Ikke automatisk. Microsoft 365-filer og data i e-conomic er forskellige datakilder. Undersøg leverandørens backup, eksportmuligheder og gendannelsesvilkår, og aftal separat håndtering af regnskabseksporter og klientbilag.
Hvordan undgår vi opdateringer midt i årsafslutningen?
Lav en kalender over kritiske frister og aftal driftsvinduer for ændringer. Sikkerhedshændelser kan kræve en anden prioritering. Fejl i selve regnskabsprogrammet håndteres med leverandøren, mens vi hjælper med enheder, login og netværk.
Med base i Brøndby tilbyder vi fysisk IT-service på Sjælland og fjernsupport i hele Danmark. Gratis IT-gennemgang · Priser og aftaleindhold